Kenali Apa Itu Digitalisasi Administrasi Kantor

Apa itu digitalisasi administrasi kantor yang akan kita kupas tuntas disini. Tak dapat kita pungkiri bahwa saat ini kemajuan teknologi dan pengaruh dari globalisasi membawa kita pada era yang baru yaitu era digital. Zaman ini berawal dari lahirnya internet dan teknologi komunikasi lainnya yang canggih.

Suka atau gak suka kamu akan dituntut untuk mengikuti perkembangannya nih. Mulai dari bidang pendidikan, sosial hingga ke pekerjaan, semuanya dapat lebih mudah dengan adanya digitalisasi. So, kamu harus lebih update dan upgrade untuk tau, dan mau belajar serta beradaptasi dengan dunia digital. 

Perkembangan Digitalisasi Dunia Pendidikan

Di bidang pendidikan, akses terhadap informasi dan sumber belajar telah meningkat secara drastis. Siswa sekarang dapat mengakses bahan pelajaran secara online, mengikuti kursus jarak jauh, dan berkomunikasi dengan dosen atau guru melalui platform digital. Begitu juga dalam aspek sosial, kita dapat berhubungan dengan teman dan keluarga di seluruh dunia dengan cepat melalui media sosial dan aplikasi pesan instan.

Tidak berhenti disitu, dalam dunia pekerjaan, digitalisasi telah membuka pintu peluang baru. Banyak pekerjaan kini dapat kamu lakukan secara remote, yang mana lokasi dan waktu bisa lebih fleksibel. Contoh dari digitalisasi dalam pekerjaan salah satunya adalah adanya digitalisasi administrasi yang berbentuk sistem.

Sistem ini yang kemudian telah mempermudah proses manajemen dan kolaborasi tim, serta meningkatkan produktivitas, efektifitas, dan efisiensi perusahaan dan organisasi. Yuk! kita kulik bersama mengenai apa itu digitalisasi administrasi kantor lebih lanjut lagi. 

Apa Sih Digitalisasi Administrasi Perkantoran 

Pada intinya digitalisasi ini merupakan suatu proses bergesernya aktivitas administrasi tradisional ke sistem elektronik dengan bantuan teknologi. Misalnya saja, jika biasanya kamu yang bekerja di perkantoran ataupun sebuah instansi masih menggunakan kertas dan buku-buku dalam merekap dokumen.

Maka digitalisasi ini akan mengubah sistem tersebut ke arah yang lebih modern dalam bentuk dokumen elektronik. Tentunya hal tersebut akan membuat pekerjaan lebih simpel, cepat, efektif dan efisien. Kenapa? Kamu tidak lagi membutuhkan kertas dalam menulis dokumen dan merekap data secara manual, ataupun membutuhkan tempat luas untuk ruang arsip. Sebab sistem digitalisasi cukup dengan klik-klik, data akan terproses dalam penyimpanan digital yang bisa diakses secara fleksibel, kapanpun dan dimanapun.

Sehingga urusan administrasi perkantoran seperti manajemen dokumen, absensi, manajemen SDM, tata keuangan, pendataan dan pelayanan dapat kamu lakukan dengan mudah. Jadi apalah di kantormu sudah beralih ke sistem digital sob? Jika belum, saya yakin setelah mengetahui apa itu digitalisasi administrasi kantor, kamu jadi ingin beralih ke digital. Apalagi kalau kamu bisa kamu optimalisasi secara maksimal, maka manfaatnya dapat terasa oleh seluruh anggota perusahaan. Mengingat manajemen administrasi mempunyai peran yang penting dan krusial dalam setiap instansi atau perusahaan.

Manfaat Adanya Digitalisasi Administrasi Perkantoran

Sekarang kamu tidak bingung lagi kan mengenai apa itu digitalisasi administrasi kantor? Nah, di pembahasan berikutnya tidak lengkap kalau tidak membahas bagaimana manfaatnya. Okey, langsung aja nih. Beralih dari sistem konvensional (lama) ke digitalisasi yang baru akan memberikan banyak manfaat baik bagi perusahaan. Antara lain:

Operasional yang lebih efisien

Perlu kamu ketahui bahwa Apa itu digitalisasi administrasi kantor erat kaitannya dengan otomatisasi. Dimana proses akan secara otomatis terinput dalam sistem. Hal ini akan memudahkan tugas administrasi, menghindari pekerjaan berulang-ulang dan yang memakan banyak waktu. 

1. Menghemat biaya

Pastinya ini jadi poin penting sih karena dengan digitalisasi kamu akan mengurangi biaya untuk membeli kertas, tinta, alat tulis kantor dan lainnya. Disamping itu juga mengurangi kesalahan manusia dalam proses administratif sehingga terhindar dari biaya yang mungkin muncul.

2. Akses yang fleksibel

Kamu dapat dengan mudah mengakses dokumen, dan informasi data digital kapanpun, dimanapun selama ada internet. Hal ini yang kemudian bisa kamu jadikan alat untuk berkolaborasi dengan tim secara maksimal dari jarak jauh. 

3. Optimasi pengelolaan data

Sistem digital mampu membantu pengelolaan data secara struktur, serta memudahkan kamu untuk proses pencarian dan analisis datanya. 

4. Data yang terjamin aman

Sistem dalam aplikasi maupun software dalam administrasi digital dibuat dengan beberapa tahapan keamanan, sehingga data terenkripsi dengan baik. Sehingga kerahasiaan dan integritas data lebih terjaga.  Apa itu digitalisasi administrasi kantor. 

5. Simplifikasi proses administrasi

Banyak orang tahu bahwa urusan administrasi memang terkenal rumit, tapi dengan digitalisasi proses itu menjadi lebih cepat dan “no ribet”. Segala transaksi pembayaran, pemesanan, persetujuan dokumen akan menjadi mudah. Lagi-lagi, hal ini karena kemampuan sistem dalam memproses data secara otomatis.

6. Pengurangan konsumsi kertas

Beralihnya sistem administrasi konvensional ke digital akan mengubah juga kebiasaan kita, termasuk penggunaan kertas ini. Dampak baiknya tentu saja terhadap lingkungan, karena mengurangi limbah kertas dan penebangan pohon. 

7. Akses dan kelola informasi dan data yang mudah

Salah satu tujuan penggunaan administrasi digital adalah simpelnya penggunaan dan pengelolaan data. Cukup dengan memasukan kata kunci dan meta data akan membantu kamu mengakses informasi yang kamu butuhkan.  

8. Meningkatnya pelayanan dan kepuasan pelanggan.

Nah,  adanya otomatisasi administratif secara digital sebuah perusahaan akan mampu memberikan pelayanan yang responsif dan tepat. 

9. Distribusi Informasi

Penyampaian informasi terbaru, karena aksesibilitas yang mudah informasi dapat kamu perbarui secara real-time saat itu juga. Dengan begitu akan terbentuk koordinasi yang baik dan terhindar dari miss-komunikasi.  

Itu tadi penjelasan apa itu digitalisasi administrasi kantor dan manfaatnya. Jika kita simpulkan nih, digitalisasi administrasi perkantoran membawa banyak manfaat, termasuk peningkatan efisiensi, produktivitas, keamanan data, dan pengurangan biaya operasional. Adaptasi dan adopsi teknologi digital yang tepat, membuat perusahaan menjadi lebih kompetitif dan responsif terhadap perubahan dalam lingkungan bisnis yang terus berkembang.

Beralih ke digital dengan E-Office 

Jika kantor mu masih menganut sistem lama dalam administrasi mungkin sudah saatnya beralih ke sistem digital. Salah satunya adalah dengan menggunakan aplikasi software E-office dari Suteki. Apa itu digitalisasi administrasi kantor E-Office? Sebuah sistem informasi kepegawaian dan tata usaha yang akan mempermudah kinerja kamu dan tim dalam segala urusan administrasi.

Mulai dari urusan manajerial dokumen, keuangan, penggajian dan absensi, penjadwalan dan pembagian tugas, pengelolaan SDM, dan laporan, serta analisis data. Adapun keunggulan E-office digital administrasi dari Suteki yaitu desainnya yang user friendly, sehingga mudah dalam penggunaan dan pengoptimalan fitur-fiturnya. Dengan begitu pengelolaan proses bisnis dan perusahaan dapat efisien, cepat, akurat, aman dan terintegrasi.

Lebih lanjut, bersama para staf ahli Suteki technology kami menawarkan software-software yang telah teruji dan terimplementasi dengan sukses di banyak instansi pendidikan dan perkantoran. Mulai dari manjerial kampus, intansi pemerintahan, hingga manajerial perkantoran.

Kami juga menawarkan produk dengan fitur uptodate, dan layanan purna jual bagi seluruh penggunaan produk dari Suteki. Tertarik menggunakan jasa dan produk E-Office Suteki Technology? Segera hubungi nomor berikut untuk konsultasi 089529956380. Dapatkan harga dan promo menarik segera.

Nah, dengan penjelasan di atas, semoga kamu tidak bingung lagi ya mengenai apa itu digitalisasi administrasi kantor.